저는 온라인 마케팅에서 고객 응대와 운영을 병행하며,
어떻게 하면 효율적이게 일을 할 수 있을지 실험적으로 적용해 왔습니다.
이 글은 그 과정에서 효과가 있었던 방법만 정리한 기록입니다.
AI 사용법을 처음 접하면 어떤 도구를 어떻게 활용해야 할지부터 막막하게 느껴지기 쉽습니다. 이 글은 실제 업무 환경에서 매뉴얼을 관리하고 업데이트하는 과정에서 AI를 활용해 본 경험을 바탕으로, 직장인과 1인사업자가 바로 적용할 수 있도록 정리한 실전 가이드입니다.
업무 매뉴얼은 조직의 효율성을 유지하는 핵심 자산이지만, 업무 환경과 정책이 빠르게 바뀌는 상황에서는 최신 상태를 유지하기가 쉽지 않습니다. AI를 활용하면 반복적으로 수정되는 부분을 빠르게 파악하고, 매뉴얼 업데이트에 드는 시간과 부담을 크게 줄일 수 있었습니다.
오늘 바로 써먹는 핵심 활용법
1단계, 현재 업무 매뉴얼을 그대로 검토하기
매뉴얼 업데이트의 시작은 기존 문서를 정확히 이해하는 것입니다. 저는 현재 사용 중인 매뉴얼을 그대로 AI에게 전달해, 자주 변경되는 절차와 혼동이 발생하는 부분을 중심으로 분석했습니다.
직장인의 경우 부서별 업무 프로세스와 변경된 정책 문서가 주요 자료가 되었고, 1인사업자의 경우 고객 문의와 피드백이 매뉴얼 개선의 중요한 단서가 되었습니다. AI는 반복적으로 수정되는 항목과 누락된 내용을 빠르게 정리해 주었습니다.
2단계, 업데이트 목적을 명확히 한 요청하기
“매뉴얼을 수정해줘”라는 요청보다는, 무엇을 어떻게 바꾸고 싶은지를 분명히 했을 때 결과가 훨씬 실용적이었습니다.
예를 들어 “변경된 업무 프로세스를 반영해 매뉴얼을 업데이트해줘” 또는 “고객 피드백을 기준으로 매뉴얼에서 헷갈릴 수 있는 부분을 보완해줘”처럼 요청했습니다. 이 방식은 실제 현장에서 바로 사용할 수 있는 매뉴얼을 만드는 데 도움이 됐습니다.
3단계, 실제 상황에 맞게 최종 조정하기
AI가 제안한 업데이트 내용은 기본 틀로 활용하고, 조직의 업무 방식이나 서비스 특성에 맞게 마지막 수정을 진행했습니다. 이 과정을 거치면서 매뉴얼이 형식적인 문서가 아니라, 실제 업무에 바로 참고할 수 있는 자료로 완성되었습니다.
실제로 활용한 프롬프트 예시
직장인 매뉴얼 업데이트 요청
“현재 업무 매뉴얼을 최신 업무 프로세스에 맞게 수정하고, 변경된 부분을 중심으로 정리해줘.”
1인사업자 고객 피드백 반영
“고객 문의와 피드백을 반영해 매뉴얼에서 자주 헷갈리는 부분을 수정해줘.”
매뉴얼 내용 구체화 요청
“이 매뉴얼의 특정 절차에 대해 초보자도 이해할 수 있는 예시를 추가해줘.”
자동화로 확장해 본 활용 방식
매뉴얼 업데이트 자동화
Google Docs와 연동해 매뉴얼에 변경 사항이 생길 때마다 AI가 수정 제안을 하도록 설정했습니다. 덕분에 매번 처음부터 검토할 필요가 줄어들었습니다.
고객 피드백 기반 개선
Notion에 쌓이는 고객 피드백을 AI가 주기적으로 분석해, 매뉴얼에 반영해야 할 개선 포인트를 자동으로 정리하도록 구성했습니다.
검토 및 공유 자동화
업데이트된 매뉴얼을 AI가 요약해 이메일이나 슬랙으로 공유하도록 설정해, 팀원 간 정보 전달이 훨씬 수월해졌습니다.
마무리하며
AI를 활용한 업무 매뉴얼 업데이트의 핵심은 빠르게 고치고, 쉽게 유지할 수 있는 구조를 만드는 데 있습니다. 직접 활용해 보니 매뉴얼 관리에 쓰이던 시간이 줄었고, 업무 혼선도 눈에 띄게 줄어들었습니다.
오늘 바로 실천해 볼 수 있는 행동으로는, 현재 사용 중인 업무 매뉴얼 하나를 골라 AI에게 개선이 필요한 부분을 정리해 달라고 요청해 보는 것을 추천합니다. 작은 변화만으로도 매뉴얼의 실용성이 크게 달라질 수 있습니다.